Документи за превоз по суша
Значение на документите за превоз на товари
В процеса на подготовка на документите за превоз участват както изпращачът, така и превозвачът, митнически агенти, сертифициращи органи и застрахователни компании. Точната координация между тези страни е от ключово значение за успешното и безпроблемно осъществяване на транспорта.
Документите за превоз на товари имат изключително важно значение, тъй като те осигуряват легалност, проследимост и безопасност на превоза.
Правилно подготвените превозни документи осигуряват правна основа за превоза. Гарантирят защита на страните в случай на инцидент, като дават възможност за предявяване на искове за обезщетение.
Различните документи имат специфично съдържание и конкретни задачи, например:
- Товарителница, съдържа информация за товара, маршрута и крайния получател и осигурява проследяемост и контрол на товара;
- Списък на товарите (Packing list) – свързан с точността на доставката и улеснява проверката на съдържанието по време на транспорта;
- Застахователна защита – Застраховката на товара осигурява финансова защита в случай на повреда, загуба или инцидент.
Митническите документи са ключови за международния транспорт, тъй като позволяват преминаване на границите и освобождаване на товара. Те са необходими за внос и износ, както и за изчисляване на мита и такси.
Кои са най-важните документи за превоз по суша?
Транспортна заявка (Договор за превоз)
Транспортната заявка представлява официално споразумение между възложителя и превозвача, който ще извърши или организира определен транспорт. В този документ се посочват всички инструкции, свързани с изпълнението на превоза, включително условията и детайлите, при които двете страни се съгласяват да влязат в сделката.
Тази заявка обикновено включва конкретни клаузи за времето на доставка, маршрут, вид на товара и отговорностите на всяка страна. Тя има правна сила, което я прави важен договор между превозвача и клиента, гарантиращ спазването на договорените условия.
Тъй като транспортната заявка съдържа всички важни детайли, свързани с изпращането на пратката, тя трябва да се третира с внимание и сериозност. Въпреки това, заетите спедитори и диспечери често пренебрегват формалния процес по размяна и подписване на транспортни заявки, поради липса на време.
Вместо това, значителна част от сухопътните превози продължават да се организират чрез платформи за незабавни съобщения като Viber, WhatsApp или Messenger, което улеснява бързата комуникация, но може да доведе до неясноти или липса на официални договорни ангажименти.
CMR Товарителница
CMR товарителницата е вторият най-важен документ в международния автомобилен транспорт на товари. Издаването и употребата на този документ се регулират от CMR Конвенцията. Значението на този документ идва от факта, че всеки договор за превоз, при който поне една от страните е страна по Конвенцията, изисква наличието на CMR товарителница, за да бъде валиден.
Спедиторът, превозвачът и получателят носят споделена отговорност за попълването на данните в CMR товарителницата, която трябва да включва цялата информация за транспорта и товара.
Товарителницата се изготвя в три оригинални екземпляра, подписани от изпращача и от превозвача. Тези подписи могат да бъдат отпечатани или заменени с печатите на изпращача и превозвача, ако това се разрешава от законодателството на страната, в която се изготвя товарителницата. Първият екземпляр се предава на изпращача, вторият придружава стоката, а третият се задържа от превозвача.
Товарителницата трябва да съдържа следните данни:
а) мястото и датата на съставянето;
б) името и адреса на изпращача;
в) името и адреса на превозвача;
г) мястото и датата на приемането на стоката за превоз и мястото за доставянето й;
д) името и адреса на крайния получател;
е) обикновеното наименование на вида на стоката и начина на опаковане, а за опасните стоки – тяхното общоприето наименование;
ж) броят на колетите, особената им маркировка и номерата им;
з) брутното тегло или изразеното по друг начин количество на стоката;
и) разноските, свързани с превоза (превозна цена, допълнителни разходи, митнически сборове и други разноски, възникващи от момента на сключването на договора до доставянето им);
й) необходимите инструкции за митническите формалности и други такива;
к) указание, че превозът, въпреки всяка противна клауза, е подчинен на режима, установен от тази конвенция.
В някои случаи товарителницата трябва да съдържа освен това и следните данни:
а) забрана за претоварване;
б) разноските, поети от изпращача;
в) стойността на наложения платеж, който трябва да бъде събран при доставянето на товара;
г) обявената стойност на стоката и сумата, представляваща специалния процент при доставянето;
д) инструкции на изпращача до превозвача относно застраховката на стоката;
е) уговорения срок за извършване на превоза;
ж) опис на документите, връчени на превозвача.
Подготвя се от превозвача, обикновено в сътрудничество с изпращача на стоките. Превозвачът издава CMR на база информацията, предоставена от изпращача (описание на товара, адреси на изпращане и получаване, условия на превоз).
Когато изпращачът предава на превозвача опасни товари, той е задължен да информира за точния характер на опасността, както и за необходимите предпазни мерки, които трябва да бъдат предприети.
Ако тази информация не е посочена в товарителницата, трябва заинтересованите да докажат по друг начин, че превозвачът е бил уведомен за точния характер на превоз на опасни товари.
Търговска фактура за стоката
За да се избегнат усложнения при повреда, загуба или забавяне на товара, транспортните компании винаги трябва да изискват копие от търговската фактура за каргото. Търговската фактура е ключов документ, който предоставя точна информация за стойността и съдържанието на товара.
Тя служи като основа за уреждане на евентуални спорове или искове за обезщетение, като доказва собствеността и състоянието на стоките при изпращането им. Разполагането с тази документация позволява на компания за транспорт да работи по-ефективно и да минимизира рисковете от финансови загуби.
Опаковъчен лист
Това е документ, издаден от изпращача, който съдържа подробна информация за стоките, изпратени към получателя. Той предоставя детайли като брутно и нетно тегло, обем и описание на действителните артикули, които ще бъдат транспортирани.
Един от ключовите аспекти на този документ е точното въвеждане на теглото и обема на всяка стока, което помага за избягване на проблеми с транспортни спорове, свързани с теглото на товара. Както показват реални казуси, неточности в теглото могат да доведат до установяване на липсващи стоки при разтоварване.
Транспортните компании трябва да знаят, че опаковъчният лист често може да се комбинира с търговската фактура за каргото. В този случай всички детайли за товара, включително неговата стойност, са обединени в един документ. Този списък служи като доказателство за натоварените стоки, което е от съществено значение в случаи на бъдещи претенции или спорове. Затова е важно опаковъчният лист винаги да бъде на разположение.
Фактура за Транспорт (Навло)
Фактурата за транспорт, известна още като фактура за навло, се издава от превозвача след завършване на превоза и представлява искане за плащане от възложителя на услугата. Тази фактура съдържа дължимата сума за извършените транспортни услуги и служи като официален документ за приключване на услугата. Условията за плащане са предварително уговорени в договора за транспорт и фактурата става дължима според договорените падежни дати.
Компаниите в логистичната верига имат свободата да договарят условията за плащане на транспортните фактури. Важно е обаче да се подчертае, че ако възникне иск за щета или друг проблем, възложителят няма право да „удържи” плащането на фактурата, докато проблемът не бъде решен. Дължимата сума за транспорт винаги трябва да бъде платена след приключване на услугата, независимо от евентуалните спорове, като възложителят няма правно основание да забави плащането към превозвача.
Митнически документи
За международни превози са необходими митнически декларации и други документи за внос/износ (като сертификати за произход на стоките, EUR.1 или A.TR).
За превози в рамките на Европейския съюз тези документи не са необходими, но при превоз извън ЕС те са задължителни.
Сертификати и разрешителни
- Сертификати за произход – доказват откъде идва стоката.
- Санитарни или фитосанитарни сертификати – за превоз на хранителни продукти или живи животни.
- Опасни товари – ако стоката е опасна, се изискват документи за класификация на опасните товари (ADR сертификат).
Застраховка на товара
Превозвачът може да предложи застраховка за товар, която покрива рискове при транспорт. В зависимост от договора, този документ може да бъде изискван от получателя.
Разрешително за транспорт
За международни превози често е необходимо разрешително за превоз (например лиценз за международен транспорт).
Документ за регистрация и технически преглед на превозното средство
Необходимо е автомобилът да е регистриран и в техническа изправност, а документите да са налични при проверка.
Документи за водача
Шофьорът трябва да има валидно свидетелство за управление на МПС, както и карта за тахограф (ако се изисква), заедно с други документи, свързани с професионалната квалификация.
Комплект от документи според направлението на стоките
Ако стоката ще се изнася за страна извън ЕС, като например Сърбия, трябва да се подготви фактура за стоката, декларация за произход или да се подготвят предходните документи, с които е закупена стоката (фактура, вносна митническа декларация).
Съответно трябва митническа агенция да изготви износна декларация и да ви предствлява на митница за задействането на износ.
Ако планирате внос на стока от страна извън ЕС, ще ви е необходима помощта на митническа агенция за изготвяне на вносната декларация. Първата стъпка е да посочите митницата, на която ще обмитите товара. След като платите необходимите мита (ако има такива) и ДДС без закъснения, и получите разрешение от митницата, ще можете да получите товара си в срок.
Ако внасяте стока от страна извън ЕС, с която съюзът има спогодба за намалено или нулево вносно мито (например Норвегия), е необходимо изпращачът да осигури издаването на EUR.1 сертификат. Този документ удостоверява произхода на стоките и позволява да се ползвате от преференциалните митнически ставки, предвидени в споразумението.
За внос от Турция еквивалентът на EUR.1 е A.TR сертификат, който също доказва произхода на стоките и позволява облекчения при митническото облагане. Важно е изпращачът да се погрижи тези сертификати да бъдат издадени навреме, за да се избегнат допълнителни такси.
Ако транспортирате опасни товари, е задължително да имате MSDS (Material Safety Data Sheet) спецификация за конкретния товар. Тази спецификация съдържа важна информация относно характеристиките на продукта, рисковете, свързани с него, и правилните методи за безопасно съхранение и транспортиране. Трябва също така да знаете: Клас на опасност на товара;
UN-номер (уникалният идентификационен номер на опасния товар); Опаковъчна група, която указва нивото на опасност.
Ако пратката е безопасен товар и ще се транспортира само в рамките на ЕС, един опаковъчен лист е напълно достатъчен. С редица случаи изпращача подготвя фактура за стоката, но това е необходимо само, ако стоката транзитно преминава през страна, която не е член на ЕС, за което превозвачът трябва да информира.